Es ist ein Mittwochmorgen, und Ihre Assistentin steckt den Kopf zur Tür herein: „Die GPLB-Prüferin ist da. Sie möchte die Unterlagen zur Lade-Erstattung der E-Dienstwagen sehen."
Für viele Fuhrparkmanager und HR-Verantwortliche ist das ein realistisches Szenario – und seit 1. Jänner 2026 eines mit erhöhtem Risiko. Denn mit dem Ende der €30-Monatspauschale müssen Unternehmen jede einzelne Kilowattstunde dokumentieren, die Mitarbeitende zu Hause in den Firmenwagen laden. Wer das nicht oder nur lückenhaft tut, riskiert empfindliche Nachzahlungen.
In diesem Artikel erklären wir, worauf GPLB-Prüfer bei der Lade-Erstattung achten, welche Konsequenzen fehlende Nachweise haben und wie Sie sich effektiv absichern.
Was ist die GPLB-Prüfung – und warum betrifft sie Ihre E-Dienstwagen?
Die Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen (GPLB, ehemals GPLA) ist eine systematische Kontrolle aller lohnabhängigen Abgaben in Ihrem Unternehmen. Ein Prüforgan – entsandt vom Finanzamt oder der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) – kontrolliert in einem Prüfvorgang Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer.
Jedes Unternehmen wird in der Regel alle drei bis fünf Jahre geprüft. Die Zuordnung der Prüffälle erfolgt per Zufallsgenerator – Sie können also nicht vorhersagen, wann es soweit ist. Und bei einer Anlassprüfung kann es auch schneller gehen.
Warum betrifft das die Lade-Erstattung? Weil jede steuerfreie Erstattung, die Sie an Mitarbeitende für das Laden des E-Dienstwagens zu Hause auszahlen, als Auslagenersatz gilt. Kann dieser Auslagenersatz nicht durch entsprechende Belege nachgewiesen werden, wird er vom Prüfer als steuerpflichtiger Arbeitslohn umqualifiziert.
Was genau prüft das Prüforgan bei der Lade-Erstattung?
Basierend auf der seit 2026 geltenden Sachbezugswerteverordnung und den Richtlinien des BMF achten GPLB-Prüfer bei der Lade-Erstattung typischerweise auf folgende Punkte:
1. Nachweis der tatsächlichen Lademenge
Der Prüfer will sehen, dass die erstatteten kWh tatsächlich gemessen und nicht geschätzt wurden. Akzeptiert werden technische Nachweise wie Wallbox-Ladeprotokolle (CSV-Exporte mit Datum, Uhrzeit, kWh), Fahrzeug-Ladedaten (z. B. Tesla Charging History) oder Daten aus intelligenten Messsystemen.
Nicht akzeptiert werden pauschale Schätzungen wie „ca. 200 kWh pro Monat", Hochrechnungen basierend auf gefahrenen Kilometern ohne Lademessung oder mündliche Angaben der Mitarbeitenden.
2. Eindeutige Zuordnung zum Firmenwagen
Die kWh müssen dem konkreten E-Dienstwagen zugeordnet werden können. Hat ein Mitarbeiter zusätzlich ein privates E-Auto, muss die Wallbox zwischen Firmen- und Privatladung unterscheiden können – etwa über RFID-Tags, separate Benutzerkonten oder die Fahrzeug-ID (bei Tesla).
Ein einzelner Gesamtzähler an der Wallbox, der nicht zwischen Firmenwagen und Privatfahrzeug trennt, reicht nicht aus.
3. Korrekter Erstattungssatz
Der Prüfer kontrolliert, ob der amtliche Strompreis laut Sachbezugswerteverordnung korrekt angewendet wurde. Für 2026 beträgt dieser 32,806 Cent pro kWh (0,32806 €/kWh). Erstattungen über diesem Betrag – etwa basierend auf dem tatsächlichen Strompreis des Mitarbeiters, der höher sein kann – müssten gesondert nachgewiesen werden. In der Praxis verwenden die meisten Unternehmen den amtlichen BMF-Satz, weil er ohne individuellen Strompreisnachweis angewendet werden darf.
4. Revisionssichere Archivierung
Alle Unterlagen müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht (7 Jahre) revisionssicher verfügbar sein. Das bedeutet: Die originalen Wallbox-Exporte, die daraus berechneten Erstattungsbeträge und die Freigabe durch HR oder Fuhrparkmanagement müssen zusammenhängend dokumentiert sein.
Was passiert, wenn die Dokumentation fehlt?
Wenn der GPLB-Prüfer feststellt, dass die kWh-Nachweise für die steuerfreie Lade-Erstattung unvollständig oder nicht vorhanden sind, wird die gesamte Erstattung als steuerpflichtiger Bezug des Arbeitnehmers umqualifiziert. Die finanziellen Folgen sind erheblich:
Nachzahlung Lohnsteuer
Die erstatteten Beträge werden rückwirkend der Lohnsteuer unterworfen. Je nach Grenzsteuersatz des Mitarbeiters fallen 20 bis 50 Prozent Lohnsteuer an.
Nachzahlung Sozialversicherung
Auf die umqualifizierten Beträge werden Sozialversicherungsbeiträge fällig – sowohl der Dienstnehmer- als auch der Dienstgeberanteil. Das betrifft Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung.
Lohnnebenkosten
Zusätzlich fallen Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) und Kommunalsteuer auf die nachzuverrechnenden Beträge an.
Zinsen und Säumniszuschläge
Auf verspätet abgeführte Abgaben werden Anspruchszinsen berechnet. Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Nichtentrichtung können zudem Säumniszuschläge verhängt werden.
Rechenbeispiel
Ein Unternehmen mit 20 E-Dienstwagen erstattet monatlich durchschnittlich 80 € pro Fahrzeug (ca. 244 kWh × 0,32806 €/kWh). Das sind 1.600 € pro Monat bzw. 19.200 € pro Jahr.
Wird diese Erstattung bei einer GPLB-Prüfung für 3 Jahre rückwirkend als steuerpflichtiger Bezug umqualifiziert (Prüfungszeitraum), ergibt sich eine Bemessungsgrundlage von 57.600 €.
Die Nachzahlungen können sich – je nach individueller Situation – schnell auf 25.000 bis 40.000 € summieren (Lohnsteuer + SV-Beiträge + Lohnnebenkosten + Zinsen). Und das, obwohl die Mitarbeitenden den Strom tatsächlich verbraucht haben – es fehlt lediglich der korrekte Nachweis.
7 Schritte zur GPLB-sicheren Lade-Erstattung
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Wallboxen
Erheben Sie, welche Wallbox-Modelle bei Ihren Mitarbeitenden installiert sind. Prüfen Sie, ob diese über RFID-Funktion, Benutzertrennung oder Fahrzeug-ID-Erkennung verfügen. Gängige Modelle wie KEBA, go-e, Tesla Wall Connector, Easee oder Fronius Wattpilot bieten alle die nötige Technik.
Schritt 2: RFID-Tags ausgeben
Stellen Sie jedem Dienstwagenfahrer einen Firmen-RFID-Tag zur Verfügung. Kommunizieren Sie klar, dass private Ladevorgänge mit einem separaten Tag (oder ganz ohne Tag) erfolgen müssen. So ist die Trennung von Anfang an sichergestellt.
Schritt 3: Monatlichen Datenfluss etablieren
Definieren Sie einen standardisierten Prozess: Mitarbeitende exportieren ihre Wallbox-Daten monatlich als CSV und senden diese an eine zentrale Adresse – oder richten automatische E-Mail-Reports ein (bei KEBA, go-e und Easee möglich).
Schritt 4: BMF-Strompreis korrekt anwenden
Verwenden Sie ausschließlich den amtlichen Strompreis (2026: 0,32806 €/kWh) als Berechnungsgrundlage. Dieser wird vom BMF jährlich festgelegt und darf ohne individuellen Stromrechnung-Nachweis verwendet werden.
Schritt 5: Freigabeprozess dokumentieren
Jede monatliche Erstattung sollte durch den Fuhrparkmanager oder HR digital freigegeben und mit einem Zeitstempel versehen werden. Bei einer Prüfung zeigt dies, dass ein kontrollierter Prozess existiert.
Schritt 6: Revisionssicher archivieren
Speichern Sie die originalen Wallbox-CSVs, die daraus berechneten Erstattungsbeträge und die Freigabehistorie zusammenhängend ab – mindestens 7 Jahre lang. Idealerweise digital und nicht als lose Excel-Dateien auf verschiedenen Laufwerken.
Schritt 7: Automatisieren
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und bei einer GPLB-Prüfung schwer nachvollziehbar. Eine automatisierte Lösung wie kWhisper importiert die Wallbox-Daten aller Hersteller, wendet den korrekten BMF-Satz an, trennt Firmen- von Privatladungen via RFID und archiviert alles revisionssicher – inklusive Freigabe-Historie und Export für die Lohnverrechnung.
Fazit: Prävention ist günstiger als Nachzahlung
Die GPLB-Prüfung kommt – die Frage ist nur wann. Und mit dem Ende der €30-Pauschale zum 1.1.2026 ist die kWh-genaue Lade-Erstattung ein neues, prominentes Prüfungsthema, das bei Prüfern auf dem Radar steht.
Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Prozess und der richtigen Software ist die Absicherung kein großer Aufwand. Wer heute in eine saubere Dokumentation investiert, spart sich morgen fünfstellige Nachzahlungen.
Tipp: Testen Sie kWhisper kostenlos und erleben Sie, wie die GPLB-sichere Lade-Erstattung für Ihren gesamten Fuhrpark in wenigen Minuten erledigt ist. Jetzt Beta-Zugang sichern →
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Für verbindliche Auskünfte kontaktieren Sie Ihren Steuerberater oder Lohnverrechner. Stand: März 2026.
Weiterführende Artikel:
