Gerade mit Blick auf die Gesetzesänderungen zum 1. Jänner 2026 herrscht hier oft Unsicherheit. Dieser Leitfaden erklärt, wie die Abrechnung funktioniert, welche Strompreise gelten und warum die Zeit der Pauschalen vorbei ist.
1. Die Grundregel: Auslagenersatz statt Gehalt
Wenn ein Mitarbeiter seinen Firmenwagen zu Hause lädt, legt er Geld für seinen Arbeitgeber aus. Die Rückerstattung dieser Kosten ist kein Lohn, sondern ein sogenannter steuerfreier Auslagenersatz.
Damit dieser steuerfrei bleibt (also keine Lohnsteuer oder Sozialversicherung anfällt), müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Es muss sich um ein firmeneigenes Elektrofahrzeug handeln.
- Die Kosten müssen glaubwürdig nachgewiesen werden.
2. Achtung: Das Ende der 30€-Pauschale
Bis zum 31. Dezember 2025 drückt das Finanzamt noch ein Auge zu. Wenn eine Wallbox die Lademenge nicht exakt dem Firmenwagen zuordnen kann, dürfen Arbeitgeber derzeit noch bis zu 30 Euro pro Monat pauschal steuerfrei auszahlen.
Wichtig: Diese Übergangsregelung (§ 4c Sachbezugswerteverordnung) läuft ersatzlos aus. Ab dem 1. Jänner 2026 ist für die Steuerfreiheit ein exakter Einzelnachweis der Lademenge (kWh) zwingend erforderlich. Wer weiterhin pauschal ohne Nachweis auszahlt, riskiert Nachzahlungen bei einer Lohnsteuerprüfung (GPLA).
3. Wie viel Geld gibt es zurück? (Die amtlichen Preise)
Um Diskussionen über individuelle Stromtarife zu vermeiden, legt das BMF (Bundesministerium für Finanzen) jährlich amtliche Durchschnittspreise fest. Diese Sätze können steuerfrei erstattet werden, ohne dass der Mitarbeiter seine private Stromrechnung vorlegen muss.
- Strompreis 2025: 35,889 Cent / kWh
- Strompreis 2026: 32,806 Cent / kWh (bereits festgelegt)
Beispielrechnung 2026: Ein Mitarbeiter lädt im Jänner 300 kWh in seinen Dienstwagen.
- Erstattung: 300 kWh × 0,32806 € = 98,42 € steuerfrei.
4. Die technische Herausforderung: Wer hat geladen?
Die größte Hürde in der Praxis ist die Trennung von Privat- und Berufsverkehr an der Steckdose. Hängt an der Wallbox auch der private Zweitwagen oder das E-Bike? Lädt der Partner auch dort?
Ein manuelles Auseinanderrechnen von Stromrechnungen ist fehleranfällig und ab 2026 ohne technischen Nachweis riskant. Das Finanzamt verlangt die Zuordnung der Lademenge zum Kraftfahrzeug.
5. So funktioniert die automatisierte Lösung (kWhisper)
Anstatt Excel-Listen zu führen und Zählerstände zu fotografieren, setzen moderne Fuhrparks auf Software-Lösungen wie kWhisper. Der Prozess läuft dabei vollständig digital ab:
- Der Import: Die Ladedaten der Wallbox (egal ob Tesla, Fronius, go-e, KEBA etc.) werden direkt in das System importiert (per Upload oder E-Mail).
- Die RFID-Prüfung: Das System erkennt anhand des verwendeten Lade-Chips (RFID), ob der Firmenwagen oder ein privates Fahrzeug geladen wurde. Private Ladungen werden automatisch aussortiert.
- Die Abrechnung: kWhisper berechnet die Summe basierend auf den aktuellen BMF-Sätzen.
- Der Export: Am Monatsende wird eine fertige Datei erstellt, die direkt in Lohnprogramme wie BMD, RZL oder DATEV importiert werden kann.
Fazit: Bereiten Sie sich jetzt vor
Das Laden zu Hause ist ein wichtiger Baustein der E-Mobilität. Damit es nicht zur Steuerfalle wird, müssen Unternehmen ihre Prozesse jetzt anpassen. Verabschieden Sie sich von Pauschalen und Excel-Listen und setzen Sie auf revisionssichere, digitale Nachweise.
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