kWhisper
digitalisiert die Rückerstattung von Stromkosten für Dienstwagen –
effizient, sicher & 100 % rechtskonform nach BMF-Richtlinie 2026.
„Ab 1. Jänner 2026 ist für die steuer- und abgabenfreie Erstattung ausschließlich eine kWh-genaue Abrechnung der tatsächlich geladenen Strommenge erforderlich."
Die rechtlichen Rahmenbedingungen haben sich geändert. Hier finden Sie die wichtigsten Updates.
Die vereinfachte Pauschalerstattung von bis zu 30€ pro Monat ohne Einzelnachweis ist seit 1. Jänner 2026 nicht mehr zulässig.
Unternehmen müssen die Lademenge pro Fahrzeug eindeutig nachweisen können. Eine technische Erfassung (Wallbox, RFID, Fahrzeugdaten) ist erforderlich.
Der amtliche Strompreis für steuerfreie Erstattungen sinkt erstmals seit 2023. Vorjahr 2025: 35,889 Cent/kWh.
| Jahr | Cent/kWh | EUR/kWh | Änderung |
|---|---|---|---|
| 2023 | 22,247 | 0,22247 | Einführung |
| 2024 | 33,182 | 0,33182 | +49% |
| 2025 | 35,889 | 0,35889 | +8% |
| 2026 | 32,806 | 0,32806 | -9% |
kWhisper automatisiert die kWh-genaue Erfassung und Erstattung - steuerkonform nach BMF 2026.
Erfasse, prüfe und erstatte private Ladevorgänge zentral über kWhisper . Vom ersten RFID-Scan bis zur Auszahlung stellt die Plattform sicher, dass Dienstwagenladungen transparent, steuerkonform und für alle Rollen leicht nachvollziehbar bleiben.
Das Dashboard bündelt aktuelle Sessions, offene Freigaben und genehmigte Erstattungen. Rollenbasierte Ansichten unterstützen Mitarbeitende, Firmen-Admins und Unternehmensadmins bei ihren täglichen Aufgaben.
Nach Zeitraum, Standort oder Fahrzeug
Monatliche Gutschriften & Dateien
Schnelle Plausibilisierung je Mitarbeitenden
Bei fehlenden Angaben oder Freigaben
Mitarbeitende wählen den Kanal, der zu ihrer Infrastruktur passt: manuelle Eingabe, CSV-Upload oder automatischer E-Mail-Import. RFID-Tags unterscheiden Firmen- und Privatladungen, damit Sessions korrekt zugeordnet werden.
go-e, KEBA, Tesla, Easee & mehr
Firmen- und Privatnutzung
Pflichtfelder & BMF-Strompreise
Auto-Verarbeitung von Wallbox-Reports
kWhisper dokumentiert jede Entscheidung nachvollziehbar und stellt geprüfte Daten für Lohnverrechnung, Controlling und Steuerberatung bereit – inklusive Archivierung nach Aufbewahrungspflichten.
Digitale Workflows mit Kommentaren, Eskalationen und nachvollziehbarer Historie für Audits.
Standard-Exporte für Payroll sowie optionale API/SFTP-Integrationen für automatisierte Übergaben.
Archivierung mit Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Nachweise und Export von Einzelbelegen.
Rollenbasierte Zugriffe, EU-Hosting, Verschlüsselung und optionales Anonymisieren historischer Daten.
Unsere Plattform digitalisiert den kompletten Prozess von der Erfassung privater Ladevorgänge über die Wallbox bis zur steuerkonformen Erstattung über HR- und Payroll-Systeme. Egal ob Mitarbeitende ihre Ladevorgänge manuell, per CSV-Upload oder automatisiert via E-Mail einreichen – kWhisper sorgt für korrekte Tarife, revisionssichere Belege und transparente Freigaben.
kWhisper berücksichtigt automatisch die jeweils gültigen Strompreise laut BMF und dokumentiert jede Auszahlung rechtssicher. Das hilft Lohnverrechnung, Steuerberatung und Controlling, weil alle Nachweise gebündelt übergeben werden können.
Rollenbasierte Freigaben, automatische Erinnerungen und Exportformate für DATEV AT, BMD oder RZL reduzieren manuellen Aufwand in HR und Fuhrparkmanagement. Unternehmen behalten den Überblick über Kostenstellen und Dienstwagen-Richtlinien.
Mitarbeitende können Sessions direkt im Dashboard anlegen, CSV-Dateien aus Wallbox-Systemen importieren oder die automatische E-Mail-Erkennung nutzen. RFID-Tags für Firmen- und Privatladungen helfen bei der eindeutigen Zuordnung der Verbräuche.
Dashboards zeigen Auswertungen zu kWh-Verbräuchen, Kosten pro Standort sowie Trends pro Dienstwagen. Das unterstützt Nachhaltigkeits-Reporting und hilft beim Ausbau elektrischer Firmenflotten.
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Alles, was Fuhrparkmanager:innen, HR und Mitarbeitende über den Prozess, die Technik und die rechtlichen Anforderungen wissen sollten.
kWhisper richtet sich an Unternehmen mit elektrischen Firmenfahrzeugen, Dienstwagenfahrer:innen und Fuhrparkmanager:innen. Besonders profitieren Teams, die private Ladevorgänge zuhause abrechnen müssen und dafür eine gesetzeskonforme, revisionssichere Lösung ohne Excel suchen.
Mitarbeitende erfassen ihre Ladevorgänge über das kWhisper -Dashboard, via CSV-Upload oder per E-Mail-Weiterleitung. Das System liest die Wallbox-Daten aus, verknüpft RFID-Tags automatisch mit den richtigen Fahrer:innen und berechnet den Erstattungsbetrag mit dem BMF-Strompreis (2026: 0,32806 €/kWh). Danach können HR oder Fuhrpark den Vorgang digital freigeben und im gewünschten Format exportieren.
Bereits integriert sind unter anderem go-eCharger, KEBA, Easee und Tesla. Über den generischen Import lassen sich weitere Wallboxen via CSV oder E-Mail-Benachrichtigung anbinden. Unser Team erweitert den Support kontinuierlich und bietet Beratung für Sonderformate oder Flotten-Backends.
Nein. Die Lizenzkosten trägt das Unternehmen. Mitarbeitende erhalten kostenlosen Zugang zum Mitarbeiter-Dashboard, können Ladevorgänge erfassen und sehen jederzeit den Status ihrer Erstattungen.
Ja. kWhisper speichert ausschließlich notwendige Daten, hostet in der EU (inkl. Backups) und bietet rollenbasierte Zugriffskontrolle. Benutzer- und Ladeinformationen lassen sich auf Wunsch anonymisieren oder nach Aufbewahrungsfrist löschen.
Ja. Exporte stehen im DATEV AT-, BMD-, RZL- und CSV-Standard zur Verfügung. Über unsere API sowie SFTP-Anbindungen können Unternehmen kWhisper nahtlos in bestehende HR-, Fuhrpark- oder Lohnverrechnungsprozesse integrieren. Auf Wunsch begleiten wir beim technischen Setup.
Seit 1. Jänner 2026 ist die bisherige Übergangsregelung (€30/Monat pauschal ohne Nachweis) nicht mehr gültig. Unternehmen müssen nun für jeden Mitarbeitenden die tatsächlich geladenen kWh dokumentieren und zum BMF-Satz (2026: 0,32806 €/kWh) erstatten. kWhisper automatisiert genau diesen Prozess.
Quellen: Fuhrparkverband, ÖGK, WKO
Es gibt mehrere technische Möglichkeiten: Eine Wallbox mit integriertem Zähler und RFID-Freischaltung, ein separater mobiler Stromzähler, oder die Fahrzeug-interne Erfassung (bei Tesla, BMW, VW etc. über die Fahrzeug-API). kWhisper unterstützt alle Varianten und importiert die Daten automatisch via API, CSV oder E-Mail.
Quelle: PwC Workforce
Der amtliche Strompreis für steuerfreie Erstattungen beträgt 2026 32,806 Cent pro kWh (0,32806 €/kWh). Dieser Wert ist erstmals seit Einführung der Regelung 2023 gesunken (2025: 35,889 Cent/kWh). kWhisper verwendet automatisch den jeweils gültigen BMF-Satz für die Berechnung.
Quelle: Sachbezugswerteverordnung (RIS)
Ohne Nachweis der tatsächlich geladenen Strommenge ist eine steuerfreie Erstattung ab 2026 nicht mehr möglich. Erstattungen ohne Dokumentation gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegen der Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträgen. Deshalb ist eine technische Lösung wie kWhisper jetzt unverzichtbar.
Buchen Sie einen kurzen Termin über unseren Kalender. Im Gespräch nehmen wir Ihre Firmenstruktur, Fahrzeuge und Wallbox-Typen auf. Anschließend richten wir Ihren Account ein – inklusive Support bei CSV-Importen, RFID-Zuordnung und Mitarbeiter-Schulung. Der Beta-Zugang ist aktuell kostenlos.
Die €30-Pauschale ist seit 1.1.2026 beendet. Buchen Sie einen kurzen Termin und wir richten Ihren kWhisper -Account kostenlos ein.
