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Firmenwagen-Ladekosten
digital & steuerkonform abrechnen.

kWhisper digitalisiert die Rückerstattung von Stromkosten für Dienstwagen –
effizient, sicher & 100 % rechtskonform nach BMF-Richtlinie 2025.

Mehr erfahren

Verwaltung von Ladeaktivitäten
und Erstattungen

Erfasse, prüfe und erstatte private Ladevorgänge zentral über kWhisper . Vom ersten RFID-Scan bis zur Auszahlung stellt die Plattform sicher, dass Dienstwagenladungen transparent, steuerkonform und für alle Rollen leicht nachvollziehbar bleiben.

Dashboard & Reporting

Alle Ladevorgänge im Blick – von Session bis Auszahlung

Das Dashboard bündelt aktuelle Sessions, offene Freigaben und genehmigte Erstattungen. Rollenbasierte Ansichten unterstützen Mitarbeitende, Firmen-Admins und Unternehmensadmins bei ihren täglichen Aufgaben.

Filterbare Tabellen

Nach Zeitraum, Standort oder Fahrzeug

Export mit Klick

Monatliche Gutschriften & Dateien

RFID-Status

Schnelle Plausibilisierung je Mitarbeitenden

Auto-Benachrichtigung

Bei fehlenden Angaben oder Freigaben

Screenshot des kWhisper Dashboards mit Ladeübersicht

Mobile Ansicht der kWhisper Erfassungsformulare

Erfassung & Automatisierung

Mehrere Importwege – ein konsistenter Workflow

Mitarbeitende wählen den Kanal, der zu ihrer Infrastruktur passt: manuelle Eingabe, CSV-Upload oder automatischer E-Mail-Import. RFID-Tags unterscheiden Firmen- und Privatladungen, damit Sessions korrekt zugeordnet werden.

CSV-Parser

go-e, KEBA, Tesla, Easee & mehr

RFID-Verwaltung

Firmen- und Privatnutzung

Validierung

Pflichtfelder & BMF-Strompreise

E-Mail-Inbox

Auto-Verarbeitung von Wallbox-Reports

Compliance & Übergabe

Steuerkonforme Freigaben und Übergabe an HR & Payroll

kWhisper dokumentiert jede Entscheidung nachvollziehbar und stellt geprüfte Daten für Lohnverrechnung, Controlling und Steuerberatung bereit – inklusive Archivierung nach Aufbewahrungspflichten.

Compliance Snapshot

Strompreis: BMF 2025
Export: DATEV AT · BMD · RZL
Freigaben: Digital · Nachvollziehbar
Speicherung: EU-Server · DSGVO

Freigabe & Historie

Digitale Workflows mit Kommentaren, Eskalationen und nachvollziehbarer Historie für Audits.

Exporte & APIs

Standard-Exporte für Payroll sowie optionale API/SFTP-Integrationen für automatisierte Übergaben.

Belegführung

Archivierung mit Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Nachweise und Export von Einzelbelegen.

DSGVO & Sicherheit

Rollenbasierte Zugriffe, EU-Hosting, Verschlüsselung und optionales Anonymisieren historischer Daten.

Warum kWhisper die Lade-Erstattung für Dienstwagen vereinfacht

Unsere Plattform digitalisiert den kompletten Prozess von der Erfassung privater Ladevorgänge über die Wallbox bis zur steuerkonformen Erstattung über HR- und Payroll-Systeme. Egal ob Mitarbeitende ihre Ladevorgänge manuell, per CSV-Upload oder automatisiert via E-Mail einreichen – kWhisper sorgt für korrekte Tarife, revisionssichere Belege und transparente Freigaben.

Steuerkonforme Abrechnung ohne Excel

kWhisper berücksichtigt automatisch die jeweils gültigen Strompreise laut BMF und dokumentiert jede Auszahlung rechtssicher. Das hilft Lohnverrechnung, Steuerberatung und Controlling, weil alle Nachweise gebündelt übergeben werden können.

Nahtlose HR- und Fuhrpark-Workflows

Rollenbasierte Freigaben, automatische Erinnerungen und Exportformate für DATEV AT, BMD oder RZL reduzieren manuellen Aufwand in HR und Fuhrparkmanagement. Unternehmen behalten den Überblick über Kostenstellen und Dienstwagen-Richtlinien.

Flexible Erfassung für Mitarbeitende

Mitarbeitende können Sessions direkt im Dashboard anlegen, CSV-Dateien aus Wallbox-Systemen importieren oder die automatische E-Mail-Erkennung nutzen. RFID-Tags für Firmen- und Privatladungen helfen bei der eindeutigen Zuordnung der Verbräuche.

Transparente Insights für Flotten

Dashboards zeigen Auswertungen zu kWh-Verbräuchen, Kosten pro Standort sowie Trends pro Dienstwagen. Das unterstützt Nachhaltigkeits-Reporting und hilft beim Ausbau elektrischer Firmenflotten.

Blogbeiträge

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17.12.2025 Dawid Admin

Achtung Fuhrparkleiter: Die 30€-Ladepauschale endet in wenigen Wochen!

Stichtag 31. Dezember 2025: Für viele Unternehmen, die Elektro-Dienstwagen betreiben, ändert sich zum Jahreswechsel eine entscheidende steuerliche Reg...

05.11.2025 Dawid Admin

Ladekosten Firmenauto Österreich: Leitfaden zur Abrechnung & Erstattung

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Häufige Fragen zur Lade-Erstattung mit kWhisper

Alles, was Fuhrparkmanager:innen, HR und Mitarbeitende über den Prozess, die Technik und die rechtlichen Anforderungen wissen sollten.

Für wen ist kWhisper gedacht?

kWhisper richtet sich an Unternehmen mit elektrischen Firmenfahrzeugen, Dienstwagenfahrer:innen und Fuhrparkmanager:innen. Besonders profitieren Teams, die private Ladevorgänge zuhause abrechnen müssen und dafür eine gesetzeskonforme, revisionssichere Lösung ohne Excel suchen.

Wie funktioniert die Erstattung?

Mitarbeitende erfassen ihre Ladevorgänge über das kWhisper -Dashboard, via CSV-Upload oder per E-Mail-Weiterleitung. Das System liest die Wallbox-Daten aus, verknüpft RFID-Tags automatisch mit den richtigen Fahrer:innen und berechnet den Erstattungsbetrag mit dem BMF-Strompreis (2025: 0,35889 €/kWh). Danach können HR oder Fuhrpark den Vorgang digital freigeben und im gewünschten Format exportieren.

Welche Wallboxen werden unterstützt?

Bereits integriert sind unter anderem go-eCharger, KEBA, Easee und Tesla. Über den generischen Import lassen sich weitere Wallboxen via CSV oder E-Mail-Benachrichtigung anbinden. Unser Team erweitert den Support kontinuierlich und bietet Beratung für Sonderformate oder Flotten-Backends.

Entstehen Mitarbeitenden Kosten?

Nein. Die Lizenzkosten trägt das Unternehmen. Mitarbeitende erhalten kostenlosen Zugang zum Mitarbeiter-Dashboard, können Ladevorgänge erfassen und sehen jederzeit den Status ihrer Erstattungen.

Ist kWhisper DSGVO-konform?

Ja. kWhisper speichert ausschließlich notwendige Daten, hostet in der EU (inkl. Backups) und bietet rollenbasierte Zugriffskontrolle. Benutzer- und Ladeinformationen lassen sich auf Wunsch anonymisieren oder nach Aufbewahrungsfrist löschen.

Lässt sich kWhisper in unsere HR- oder Payroll-Systeme integrieren?

Ja. Exporte stehen im DATEV AT-, BMD-, RZL- und CSV-Standard zur Verfügung. Über unsere API sowie SFTP-Anbindungen können Unternehmen kWhisper nahtlos in bestehende HR-, Fuhrpark- oder Lohnverrechnungsprozesse integrieren. Auf Wunsch begleiten wir beim technischen Setup.

Wie funktioniert die Beta-Vormerkung und der Roll-out?

Interessierte Unternehmen können sich kostenlos vormerken. Unser Team kontaktiert Sie für ein kurzes Onboarding, bei dem wir Firmenstruktur, Fahrzeuge und gewünschte Prozesse aufnehmen. Anschließend erhalten Sie Zugang zur Beta-Version, inklusive Support bei Importen, RFID-Tagging und Schulung der Mitarbeitenden.

Lade-Erstattungen in wenigen Minuten digitalisieren

Buchen Sie ein persönliches Demo-Gespräch und erhalten Sie konkrete Handlungsempfehlungen, wie kWhisper Ihre Lade-Erstattung beschleunigt.

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