Der Status Quo (bis 31.12.2025)
Bisher zeigte sich das Finanzministerium (BMF) pragmatisch. Um den Hochlauf der E-Mobilität nicht durch Bürokratie zu bremsen, gab es eine Übergangsregelung:
Wenn eine private Wallbox technisch nicht in der Lage war, die Lademenge exakt dem Firmenwagen zuzuordnen, durften Arbeitgeber ihren Mitarbeitern pauschal bis zu 30 Euro pro Monat steuer- und abgabenfrei erstatten.
Viele Unternehmen haben sich auf diese einfache Lösung verlassen. Doch diese Schonfrist war von Anfang an befristet.
Die neue Realität (ab 01.01.2026)
Mit dem Jahreswechsel endet diese Übergangsphase gemäß § 4c der Sachbezugswerteverordnung endgültig.
Das bedeutet im Klartext: Ab dem Lohnzahlungszeitraum Jänner 2026 gibt es keine steuerfreie Pauschale mehr ohne Nachweis.
Für den steuerfreien Auslagenersatz ist dann zwingend ein konkreter, revisionssicherer Einzelnachweis erforderlich. Sie müssen dem Finanzamt belegen können:
- Wann wurde geladen?
- Wie viele kWh wurden geladen?
- Und am wichtigsten: Dass dieser Strom tatsächlich in den Firmenwagen geflossen ist (und nicht in den privaten Zweitwagen oder den Whirlpool).
Fehlt dieser Nachweis, gilt jede Zahlung an den Mitarbeiter als steuerpflichtiger Arbeitslohn – mit allen teuren Konsequenzen für Lohnnebenkosten und Sozialversicherung.
Warum Excel-Listen nicht mehr reichen
Viele Firmen versuchen, diesen Nachweis über manuell geführte Excel-Listen der Mitarbeiter zu erbringen. Ab 2026 wird das riskant. Das Finanzamt fordert eine "nachweisliche Zuordnung". Eine händische Liste, die auf gutem Glauben basiert, hält einer strengen Prüfung oft nicht stand, besonders wenn private und berufliche Nutzung an derselben Wallbox möglich sind.
Die Lösung: Automatisierte Zuordnung mit kWhisper
Genau für dieses Szenario haben wir kWhisper entwickelt. Unsere Software liefert exakt den Nachweis, der ab Jänner 2026 Pflicht wird – vollautomatisch und manipulationssicher.
- RFID-Erkennung: kWhisper ordnet jeden Ladevorgang anhand des verwendeten RFID-Chips eindeutig dem Mitarbeiter oder dem Fahrzeug zu. Private Ladevorgänge werden automatisch ausgefiltert.
- Revisionssichere Logs: Statt Pauschalen oder Schätzungen generieren wir detaillierte Berichte auf Basis der echten Wallbox-Daten (CSV-Import oder API).
- Korrekter Strompreis: Wir wenden automatisch die aktuellen amtlichen Strompreise des BMF an (für 2026: 32,806 Cent/kWh).
Fazit: Handeln Sie jetzt
Der 1. Jänner kommt schneller, als man denkt. Nutzen Sie die verbleibenden Wochen, um Ihren Abrechnungsprozess von "Pauschale" auf "Echtdaten" umzustellen.
Mit kWhisper ist diese Umstellung in wenigen Minuten erledigt. So starten Sie rechtssicher ins Jahr 2026 und sparen sich und Ihrer Buchhaltung böse Überraschungen.
