Die Elektromobilität ist mehr als ein Trend – sie ist die neue Realität für österreichische Unternehmen. Doch mit der wachsenden Zahl an Firmen-E-Autos wächst auch eine administrative Herausforderung: Wie werden die Ladekosten der Mitarbeiter, die zu Hause laden, korrekt und effizient an die Personalverrechnung übermittelt?
Manuelle Excel-Listen, unvollständige Belege und nächtliches Kopfzerbrechen in der Buchhaltung gehören für viele bereits zum Alltag. Das muss nicht sein.
Dieser Leitfaden erklärt die rechtliche Lage in Österreich und zeigt einen vollautomatischen Weg auf, der den Aufwand für alle Beteiligten auf ein Minimum reduziert.
Das Problem: Zettelwirtschaft im digitalen Zeitalter
Der Prozess ist oft mühsam: Ein Mitarbeiter lädt sein Firmenauto an der privaten Wallbox. Am Monatsende fotografiert er den Zählerstand, sucht die Ladevorgänge mühsam aus der App seines Wallbox-Herstellers (Tesla, Fronius, go-e, KEBA...) heraus, tippt die kWh-Werte in eine Excel-Liste und schickt diese per E-Mail an die Buchhaltung.
Dort beginnt der manuelle Abgleich: Stimmen die Daten? Wurde der richtige Strompreis verwendet? Anschließend werden die Summen händisch in die Lohnsoftware (BMD, RZL, DATEV AT) eingetippt.
Dieser Prozess ist:
- Zeitaufwendig: Stunden an manueller Datenübertragung für Mitarbeiter und Buchhaltung.
- Fehleranfällig: Tippfehler bei kWh-Werten oder Personalnummern sind vorprogrammiert.
- Nicht transparent: Eine einfache Excel-Liste ist für das Finanzamt oft kein ausreichend glaubwürdiger Nachweis.
Die rechtliche Lage in Österreich: Auslagenersatz & Glaubwürdigkeit
Entgegen mancher Mythen ist die Anforderung des Finanzamts für den steuerfreien Auslagenersatz (das ist der korrekte Begriff für die Erstattung) in Österreich klar, aber nicht unmöglich zu erfüllen.
- MID-Zähler nicht zwingend: Für den internen Auslagenersatz an Mitarbeiter ist kein teurer, geeichter MID-Zähler gesetzlich vorgeschrieben. Dieser wird nur beim Verkauf von Strom an Dritte (z.B. Hotelgäste) benötigt.
- Glaubwürdiger Nachweis: Das Finanzamt verlangt einen glaubwürdigen und nachvollziehbaren Einzelnachweis der Ladevorgänge, die eindeutig dem Firmenfahrzeug zuzuordnen sind.
Genau hier scheitert die Excel-Liste. Ein maschinell erstelltes Ladelog einer smarten Wallbox (z.B. als CSV-Export) wird hingegen als glaubwürdiger Nachweis anerkannt.
Die Lösung: Ein automatisierter Workflow mit kWhisper
Was wäre, wenn der Prozess vom Ladevorgang bis zur Lohnverrechnung vollautomatisch und digital abliefe? Genau das ist das Ziel von kWhisper.
kWhisper ist eine Softwarelösung, die als zentrale Brücke zwischen den Wallboxen Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Personalverrechnung dient.
Schritt 1: Der automatisierte Import (statt Excel) Mitarbeiter müssen keine Listen mehr führen. Sie laden lediglich den CSV-Export ihrer Wallbox (egal ob Tesla, Fronius, Easee, KEBA oder go-e) im kWhisper-Portal hoch oder senden ihn per E-Mail an eine dedizierte Import-Adresse.
Schritt 2: Intelligente Verarbeitung (statt manuellem Abgleich) kWhisper übernimmt die Arbeit der Buchhaltung:
- Intelligente Zuordnung: Dank RFID-Erkennung trennt die App automatisch zwischen privaten Ladevorgängen und Firmenauto-Ladevorgängen – selbst an derselben Wallbox.
- Automatische Berechnung: Das System multipliziert die geladenen kWh mit dem zentral hinterlegten, korrekten Strompreis.
- Transparente Übersicht: Alle Ladevorgänge sind sauber aufbereitet und revisionssicher gespeichert.
Schritt 3: Der Payroll-Export (statt manuellem Tippen) Am Monatsende passiert die eigentliche Magie. Anstatt Daten abzutippen, klickt die Buchhaltung im kWhisper-Dashboard auf "Exportieren".
kWhisper generiert eine perfekt formatierte CSV-Datei, die alle Erstattungen (PV-ID, Betrag, Lohnart-Code) enthält und direkt in die gängigsten Lohnprogramme in Österreich importiert werden kann:
- BMD Lohn
- RZL Lohn
- DATEV AT Lohn
Fazit: Zeit für eine smarte Lösung
Die Verwaltung von Ladekosten muss kein administrativer Albtraum sein. Mit einer digitalen Lösung wie kWhisper wird der Prozess vom Mitarbeiter bis zum Steuerberater nahtlos, fehlerfrei und konform.
Sie sparen nicht nur wertvolle Arbeitszeit in der Verwaltung, sondern bieten Ihren Mitarbeitern auch einen modernen, einfachen Prozess, der die Vorteile der E-Mobilität widerspiegelt.
(Disclaimer: Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Bitte klären Sie die Details Ihres Abrechnungsprozesses immer mit Ihrer Steuerberatung oder Personalverrechnung ab.)
